Dati anagrafici, codici fiscali, contratti, documenti fiscali, informazioni sui dipendenti e pratiche dei clienti: ogni giorno gli studi professionali gestiscono grandi quantità di dati personali. 

Con l’introduzione dell’Intelligenza Artificiale nei processi di lavoro, una domanda diventa sempre più importante: si possono utilizzare dati personali e dati sensibili con l’AI? 

La risposta dipende dal tipo di dato, dalla finalità del trattamento e dalle modalità con cui il sistema di AI gestisce le informazioni. 
 
Le due normative hanno ambiti diversi, ma devono essere considerate insieme quando l’AI viene utilizzata all’interno di processi che trattano dati sensibili.

Cosa sono i dati sensibili secondo il GDPR?

Nel linguaggio comune si parla di dati sensibili. Il GDPR li definisce “categorie particolari di dati”. Rientrano in questa categoria, tra gli altri: 

• Origine razziale o etnica; 

• Opinioni politiche; 

• Convinzioni religiose o filosofiche; 

• Appartenenza sindacale; 

• Dati genetici; 

• Dati biometrici utilizzati per identificare una persona; 

• Dati relativi alla salute; 

• Dati relativi alla vita sessuale o all’orientamento sessuale. 

Il trattamento di queste informazioni è soggetto a condizioni specifiche previste dal GDPR. 

È importante però distinguere i dati personali dalle categorie particolari. Nome, cognome, indirizzo e-mail, codice fiscale e partita IVA sono dati personali ma non rientrano automaticamente nelle categorie particolari. 

Anche questi dati, però, devono essere trattati nel rispetto delle regole sulla protezione dei dati.

Cosa cambia quando utilizziamo l’AI?

Quando un documento viene caricato in un sistema AI, le informazioni contenute al suo interno possono essere oggetto di trattamento. 

Pensiamo, ad esempio, a uno studio che utilizza l’AI per analizzare: 

• Contratti; 

• Fatture; 

• Documenti d’identità; 

• Buste paga; 

• Dichiarazioni; 

• Pratiche dei clienti. 

L’AI può essere utilizzata per leggere il documento, classificarlo ed estrarre automaticamente le informazioni necessarie.  

La domanda, quindi, non è soltanto “posso utilizzare l’AI?” ma soprattutto “come vengono trattati i dati durante questo processo?”. 

Prima di utilizzare un sistema di AI con documenti contenenti dati personali è necessario valutare, in relazione al caso concreto: 

• Quali dati vengono elaborati; 

• Per quale finalità; 

• Dove vengono trattati; 

• Chi può accedervi; 

• Quali soggetti forniscono il servizio; 

• Per quanto tempo i dati vengono conservati; 

• Quali misure tecniche e organizzative sono adottate.  

Il GDPR richiede inoltre che i dati personali siano adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità del trattamento. 

Per questo motivo, utilizzare l’AI in uno studio professionale o in un’azienda, non significa semplicemente scegliere uno strumento: significa progettare correttamente il processo in cui quello strumento viene utilizzato. 

GDRP E AI ACT: qual’è la differenza?

GDPR e AI Act non sono la stessa normativa e non regolano esattamente gli stessi aspetti dell’utilizzo dell’Intelligenza Artificiale.

Il GDPR disciplina la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali. Stabilisce principi e obblighi relativi, tra gli altri aspetti, alla raccolta, all’utilizzo, alla conservazione e alla sicurezza dei dati personali.

L’AI Act, invece, stabilisce un quadro europeo specifico per l’Intelligenza Artificiale e introduce obblighi e divieti che dipendono dalla tipologia di sistema e dal livello di rischio associato al suo utilizzo.

Usare dati personali con l’AI significa utilizzare un sistema ad alto rischio?

No.  

La presenza di dati personali non rende automaticamente un sistema di AI “ad alto rischio”. La classificazione prevista dall’AI Act dipende dal sistema, dalla sua finalità e dal contesto di utilizzo.  

Il fatto che un sistema elabori dati personali è invece rilevante per valutare gli obblighi previsti dalla normativa sulla protezione dei dati.  

Allo stesso modo, rispettare gli obblighi applicabili dell’AI Act non significa automaticamente che un trattamento di dati personali sia conforme al GDPR.

Per uno studio professionale, ad esempio, è quindi necessario considerare separatamente, ma in modo coordinato, protezione dei dati personali, caratteristiche del sistema AI, finalità dell’utilizzo e rischi associati al processo. 

Un esempio: analizzare un contratto con l’AI

Immaginiamo un professionista, uno studio o un’azienda che deve analizzare numerosi contratti. L’AI può individuare automaticamente informazioni come: 

• nominativo del cliente; 

• codice fiscale; 

• date di decorrenza e scadenza; 

• importi; 

• clausole specifiche; 

• altri dati definiti in base alle esigenze dello studio. 

Il contenuto del documento può così essere trasformato in dati strutturati e utilizzabili nei processi dello studio, riducendo le attività manuali di lettura e trascrizione. 

Ma l’automazione dell’analisi non elimina la necessità di valutare la protezione dei dati. 

Prima di utilizzare l’AI è quindi necessario chiedersi: quali informazioni vengono inviate al sistema? Dove vengono elaborate? Per quanto tempo vengono conservate? Chi può accedervi? Quali misure di sicurezza sono previste? 

Il valore dell’AI non dipende soltanto dalla capacità di estrarre informazioni da un documento, ma anche da come l’intero processo di trattamento dei dati viene progettato e governato. 

Ai Studio: AI e gestione documentale in un unico processo

L’utilizzo dell’AI in contesti professionali non dovrebbe significare semplicemente caricare documenti in uno strumento generico. 

Il valore sta nella possibilità di integrare l’Intelligenza Artificiale all’interno
dei processi di lavoro, definendo quali documenti vengono trattati, quali informazioni devono essere estratte e come devono essere utilizzate. 

Ai Studio permette di analizzare, classificare ed estrarre informazioni dai documenti, trasformando contenuti non strutturati in dati organizzati e utilizzabili nei processi aziendali. 

L’obiettivo è automatizzare le attività più ripetitive mantenendo sotto controllo il flusso di informazioni. 

Come si utilizza l’AI in modo appropriato e nel rispetto delle regole applicabili? È da questa domanda che dovrebbe partire ogni progetto di AI applicata.

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